Come un gestionale di contabilità può rivoluzionare (in meglio) la tua azienda

Come un gestionale di contabilità può rivoluzionare la tua azienda? Durante la mia trentennale esperienza nella consulenza informatica per le PMI, mi sono più volte ritrovato a spiegare come una soluzione gestionale ERP possa migliorare il lavoro delle aziende, rendendolo più snello e sicuro: una delle aree più critiche in termini di operatività aziendale in cui gli imprenditori sono soliti richiedere assistenza in questo senso è l’area contabile.

Ecco come un gestionale contabile può rivoluzionare e migliorare la tua azienda

Per quanto riguarda la contabilità nelle imprese italiane, una delle criticità più comuni è che il personale amministrativo, nella maggior parte dei casi, continua a ragionare con una logica di partita contabile: la rilevazione dei fatti contabili avviene quindi imputando manualmente le voci ripartite tra il dare e l’avere; non è un caso infatti che tra i gestionali sviluppati nel corso degli anni dalle software house Italiane, buona parte di essi siano stati costruiti con questa logica in mente.

I vantaggi dell’applicazione di una contabilità analitico-gestionale all’organizzazione aziendale sono molteplici e ormai noti alla maggior parte delle imprese moderne: consentendo agilmente la rilevazione, misurazione, destinazione e analisi dei costi, permette l’attuazione e il controllo di gestione degli aspetti economici, garantisce un maggior controllo degli stessi e migliora il processo di decision making aziendale grazie ai supporti informativi che fornisce.

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Un gestionale ERP, in questo caso, non si limita a ridurre il carico degli addetti o a rendere più veloce il loro lavoro: la soluzione software ERP ideale, correttamente implementata e ottimizzata per le esigenze specifiche di business, costituisce un vero e proprio cambio di paradigma nel modo di lavorare dell’area contabile (e non solo).

ERP non deve perciò essere considerato come un mero strumento, un applicativo software capace di compiere calcoli per semplificare la direzione aziendale: purtroppo, la nostra esperienza ci ha insegnato che alcuni reparti contabilità continuano a inserire manualmente le operazioni nonostante siano dotati di software capaci di automatizzare la quasi totalità del loro lavoro, creando sprechi di tempo e risorse.

La differenza fondamentale tra l’approccio contabile ‘classico’ e quello reso possibile da un software ERP è che il secondo richiede a monte analisi e studi preliminari importanti per essere implementato con efficacia, per poter quindi fare la differenza nell’operatività aziendale: una volta che la struttura operativa sarà stata analizzata, impostate adeguatamente le regole di contabilizzazione non sarà più necessario ragionare in termini di singola registrazione, ERP infatti registrerà per noi ogni voce, integrando i flussi e assicurando la correttezza dei conti.

Gestire correttamente la contabilità tramite il software ERP significa quindi compiere prima uno sforzo di pianificazione e configurazione, per poter poi automatizzare buona parte del carico di lavoro: automatizzando le scritture, integrando i flussi documentali, registrando tutti i fatti contabili e non in un unica soluzione software.

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Se ti stessi chiedendo come un gestionale ERP può migliorare concretamente la gestione analitico-contabile della tua azienda, eccoti alcuni esempi:

  • impostazione e gestione del piano dei conti, combinando le transazioni contabili in maniera funzionale alla struttura dell’azienda;
  • elaborazione di bilanci e report relativi a tutti gli ambiti aziendali;
  • creazione di database condivisi tra dipartimenti, contenenti tutte le informazioni relative a fornitori, clienti, terzisti, dipendenti;
  • calcolare automaticamente imposte, ritenute d’acconto sulle fatture, provvigioni degli agenti;
  • gestione automatizzata di apertura e chiusura d’esercizio;
  • pianificare ammortamenti, gestire ratei, risconti e cespiti;

–  interagire con il remote banking aziendale e effettuare in autonomia movimenti bancari.

Probabilmente starai pensando che molti dei software per la gestione contabile siano comunque in grado di gestire, a una certa estensione, la maggior parte di questi aspetti: quello per cui ERP si caratterizza è l’integrazione e l’automazione di tutte queste cose, registrando ogni azione generata, traducendola in un fatto contabile e certificando la correttezza delle voci registrate e delle informazioni condivise.

Questa logica di integrazione, automazione e condivisione è propria dei sistemi di Enterprise Resource Planning, rendendola valida per ogni reparto aziendale: il software può ad esempio rilevare un fabbisogno di magazzino, notificandolo al reparto acquisti, il quale decide di effettuare un ordine che verrà registrato a sistema, inserendo il costo nel conto economico, considerando IVA e altri aspetti fiscali. Tutto in completa autonomia: una singola azione innesca il processo, riducendo i tempo, errori e permettendo un controllo in tempo reale dei costi e della gestione degli stessi.

Per concludere, cosa comporta l’integrazione di un gestionale ERP per la contabilità gestionale di un’impresa?

  • possibilità di controllo in tempo reale di tutti gli aspetti contabili e relativi alla gestione aziendale;
  • integrità e correttezza dei dati generati dal flusso di lavoro;

–  automatizzazione delle task, eliminazione delle operazioni ripetitive o ridondanti, miglioramento dell’operatività da parte degli addetti (adeguatamente formati);

– risparmio di tempo, denaro ed energia dei team di lavoro, che potranno delegare al software un numero crescente di operazioni di routine.

In conclusione

Se stai leggendo questo paragrafo allora vuol dire che hai trovato questa guida come un gestionale di contabilità può rivoluzionare e migliorare la tua azienda interessante e direi che sono molto contento, ma prima di chiudere ti volevo dire che mi puoi trovare anche su FacebookTwitter, Instagram e Linkedin inoltre mi farebbe molto piacere se condividi questa guida attraverso i pulsanti Social che trovi ad inizio guida ed alla fine in modo che anche i tuoi amici la possono leggere ed anche per far conoscere CeoTecnoBlog.

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